O stock que só existe na cabeça do gerente
Uma folha por loja e ninguém sabe o que há onde. Uma transferência é um telefonema e um papel que se perde pelo caminho.
Vários estabelecimentos
Uma empresa, várias lojas. Cada uma com o seu stock, o seu caixa e a sua equipa.
Armazéns, caixas, postos de venda, numeração dos documentos e utilizadores por estabelecimento. As transferências entre lojas só contam quando o destino as confirma, e a visão global da empresa está sempre a um clique.
- Stock e caixa por loja
- Numeração sem lacunas
- Cada pessoa nas suas lojas
- 1armazém principal criado com cada estabelecimento
- 1conta de caixa por estabelecimento, criada sozinha
- 1cadeia de numeração e de assinaturas por loja e por tipo de documento
- 1chave de assinatura por empresa; as séries e o SAF-T são por estabelecimento
- 0lojas por escolher a quem trabalha só numa: usa a que lhe foi atribuída
O problema
Mais uma loja é mais uma folha, mais uma gaveta e mais um telefonema
Enquanto a empresa tem um balcão, tudo cabe na cabeça de uma pessoa. Com três, deixa de caber.
O dinheiro de todos os balcões misturado
Três gavetas numa só conta. Na hora de fechar, ninguém sabe de quem é a diferença nem de que loja veio.
Todos a ver tudo, ou ninguém a ver nada
O gerente de uma loja não precisa de ver as vendas da outra. E o dono precisa de ver as duas, juntas, sem pedir a ninguém.
No Mucanda, cada estabelecimento tem o seu stock, o seu caixa, a sua numeração e a sua equipa; uma transferência entre lojas só conta quando o destino a confirma; e a empresa toda está sempre a um clique.
1 · Estabelecimentos
Cada loja tem o seu, e o resto é da empresa
Toda a empresa tem pelo menos um estabelecimento, criado no registo. Acrescentas os outros em Definições, cada um com o seu nome, código, morada e município. O município também serve de local de trabalho nos mapas dos recursos humanos.
Armazéns
Um armazém principal criado sozinho com a loja, e quantos outros precisares.
Caixa
Uma conta de caixa por estabelecimento, e turnos abertos pelos operadores da loja.
Postos
Os dispositivos do balcão, ligados a um terminal (caixa) da loja.
Numeração
A série e a sequência dos documentos de cada loja, por tipo de documento.
Equipa
Cada utilizador só trabalha nas lojas que o administrador lhe atribui.
2 · Regras do caixa
Cada loja decide como o seu caixa se fecha
Em cada estabelecimento defines se o operador conta sem ver o valor esperado, quanto de diferença se aceita sem justificação e a partir de que valor na gaveta o sistema sugere uma sangria. Mexe nos valores e vê o que acontece.
Fechar o turno
Durante o turno
A tolerância e o alerta nunca bloqueiam uma venda: um pede justificação no fecho, o outro só avisa que é altura de fazer uma sangria. O fecho cego só se aplica ao numerário, o único método que se conta com as mãos.
3 · Stock e transferências
As vendas baixam o stock da loja. As transferências esperam pelo destino.
Cada venda baixa o armazém da loja onde foi feita. Entre armazéns da mesma loja, a transferência é imediata; entre lojas diferentes, fica pendente: as unidades saem da origem e só entram no destino quando este confirma a recepção. Experimenta.
Escolhe os dois armazéns e as unidades.
Transferência pendente
4 · Postos e caixas
Os balcões de cada loja
Um posto de venda é o dispositivo do balcão (um computador, um tablet) e liga-se a um terminal (caixa) da loja. Cada posto tem a sua configuração de talão e de gaveta, que se pode copiar para outros postos, e desactiva-se quando deixa de ser usado.
5 · Numeração
Uma sequência por loja e por tipo de documento, sem saltos
O número é «tipo, série, ano e sequência». Cada loja tem a sua cadeia por tipo de documento, e a emissão do mesmo tipo na mesma loja faz-se uma de cada vez: nunca há dois números iguais nem um buraco. Duas lojas emitem em paralelo, sem se esperarem. Emite alguns.
- Ainda não emitiste nenhum documento nesta demonstração.
Com a facturação electrónica activa, os documentos que se comunicam à AGT (FT, FR e NC) saem pela série que a AGT atribuiu a esse estabelecimento, tipo e ano. Sem série comunicada, o Mucanda não emite.
6 · Equipa
Cada utilizador nas lojas que lhe cabem
Na ficha de cada utilizador atribuis os estabelecimentos onde trabalha. Atribuído a uma só, trabalha nela sem a escolher; atribuído a várias, escolhe em cada operação; sem nenhuma, não emite nem abre caixa. Escolhe um utilizador e tenta emitir.
Escolhe um utilizador e emite.
7 · Dinheiro
Um caixa por loja, um banco para a empresa
O numerário de cada venda entra no caixa da loja onde foi feita; os outros métodos de pagamento entram no banco predefinido da empresa. Uma sangria leva o dinheiro do caixa para o banco, com os dois lados registados.
Quem factura não escolhe a conta: o método de pagamento decide.
8 · Visão global
A empresa toda, ou só uma loja
Nos relatórios, nas listas de documentos e no stock escolhes «Todos os estabelecimentos» ou uma loja, e os totais refazem-se. No SAF-T tens as duas opções do Portal do Contribuinte: global, num só ficheiro, ou um estabelecimento. A opção global só aparece a quem tem permissão para ver as lojas.
Com transparência
O que deves saber antes de usar
- Para saberA chave de assinatura é da empresa. A AGT isola por estabelecimento as séries, a numeração e o SAF-T, mas a chave que assina os documentos é uma só, a da empresa. A cadeia de assinaturas é que é separada por loja.
- Para saberAs contas bancárias são da empresa. Cada loja tem a sua conta de caixa; o banco não se divide por estabelecimento. O dinheiro passa do caixa de uma loja para o banco por uma sangria ou por uma transferência.
- Para saberOs dados de recursos humanos não se filtram por loja. A loja é um atributo do contrato de cada trabalhador, e quem tem permissão de RH vê a empresa inteira.
- Para saberSem loja atribuída, sem emissão. Um utilizador que o administrador ainda não atribuiu a nenhum estabelecimento não emite documentos nem abre caixa: é o primeiro sítio a ver se alguém «não consegue vender».
A diferença
Vários estabelecimentos, antes e depois
Sem o Mucanda
- O stock de cada loja vive numa folha diferente.
- Uma transferência é um papel que se perde.
- As gavetas partilham a mesma conta.
- A numeração das lojas colide ou tem buracos.
- Todos os utilizadores vêem tudo.
Com o Mucanda
- Cada venda baixa o armazém da loja onde foi feita.
- A transferência fica pendente até o destino a confirmar.
- Cada loja tem a sua conta de caixa, e o banco é da empresa.
- Uma cadeia de numeração por loja e por tipo, sem saltos.
- Cada pessoa só trabalha nas lojas que lhe foram atribuídas.
Perguntas
O que costumam perguntar
Posso ter o stock completamente separado por loja?
Sim. Cada venda baixa o armazém da loja onde foi feita, e a mercadoria só passa de uma loja para outra com uma transferência. Cada loja tem um armazém principal criado sozinho, e podes juntar outros.
A transferência entre lojas é imediata?
Entre armazéns da mesma loja, sim. Entre lojas diferentes fica pendente: as unidades saem do armazém de origem e só entram no destino quando este confirma. Se o destino rejeitar, as unidades voltam à origem. Não existe recepção parcial: confirma-se a transferência inteira ou rejeita-se.
Cada loja tem a sua numeração?
Sim. A numeração e a cadeia de assinaturas são por estabelecimento e por tipo de documento. Quando a empresa tem mais do que uma loja e não configuraste uma série, o código da loja serve de série, para os números das lojas nunca colidirem.
Um utilizador pode trabalhar em duas lojas?
Pode. Atribuis-lhe as duas na ficha, e em cada operação escolhe em qual está a trabalhar. Uma loja a que não esteja atribuído está-lhe vedada, mesmo que alguém tente indicá-la.
Consigo ver tudo junto?
Sim, a quem tem permissão para ver as lojas: nos relatórios, nos documentos e no stock escolhes «Todos os estabelecimentos». No SAF-T escolhes global ou um estabelecimento, as duas opções do Portal do Contribuinte.
Cada loja no seu lugar. A empresa toda à vista.
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