Ficheiros prontos a entregar
SAF-T de facturação, de compras e de inventário e o mapa de fornecedores, gerados a partir dos documentos reais.
Conformidade fiscal
As obrigações fiscais saem dos teus documentos, não de uma segunda digitação: ficheiros, mapas e provas gerados a partir do que já registaste.
Nunca assumimos o que a lei não diz
O que depende da tua situação fiscal fica «por confirmar» até o teu contabilista o validar, e o sistema avisa antes de gerares o ficheiro.
Provas que se verificam
A cadeia de assinaturas dos documentos reverifica-se quando quiseres, e a numeração nunca tem lacunas.
SAF-T de facturação
O ficheiro de facturação de qualquer período
Escolhes o período e o estabelecimento (ou a empresa toda) e descarregas o SAF-T(AO) em XML. O ficheiro sai dos documentos que emitiste, com as assinaturas, os impostos e as isenções.
Validado contra o esquema oficial
(XSD) nos nossos testes automáticos, incluindo notas de crédito parciais, promoções e ofertas.
Lista de verificação antes de entregar
A chave de assinatura importada, o número de validação do software, o NIF e a morada da empresa, e a validação do ficheiro no Portal do Contribuinte.
Uma nota de crédito parcial leva só a linha creditada, com a referência à factura original e o motivo.
A unidade de venda (caixa, bobina) e a quantidade seguem o que está no documento.
Compras
Mapa de fornecedores e SAF-T de compras
Cada compra que registas guarda o documento do fornecedor: o número, a data, o valor, a base tributável, o IVA suportado e a parte dedutível. É daí que saem o mapa de fornecedores (no modelo oficial em Excel) e o SAF-T de compras.
- Mapa de fornecedores do mês, com os totais, preenchido directamente no modelo oficial.
- SAF-T de compras (aquisição de bens e serviços) do período.
- Fornecedores estrangeiros tratados como tal.
Por confirmar
O que depende da tua situação fiscal, quem confirma és tu (e o teu contabilista)
Algumas regras dependem do regime de IVA da empresa, e o sistema não as adivinha. Em vez de assumir, faz-te perguntas fechadas, marca-as «por confirmar» e só as dá por confirmadas quando alguém com nome as validar.
- Por exemplo: que declaração de compras a empresa submete, e se as facturas de fornecedores sem IVA entram no mapa.
- Enquanto houver respostas por confirmar, o mapa avisa-te antes de descarregares.
- A mesma lógica vale para os recursos humanos: os valores da lei só entram como parâmetros confirmados, com a fonte.
Inventário
SAF-T de inventário: o retrato do stock a 31 de Dezembro
A obrigação anual do inventário reporta as existências no fim do exercício. O sistema reconstrói o stock a essa data a partir dos movimentos e calcula o valor das existências pelo custo médio ponderado.
- Escolhes o exercício e o formato (XML, JSON ou Excel).
- Se não houver existências, o ficheiro indica «sem operações».
- O código de cada produto é o mesmo do SAF-T de facturação.
Séries e chave
Séries, numeração e chave de assinatura
A numeração é por série, por estabelecimento e por ano, e segue sempre a sequência, sem saltos nem repetições. A chave de assinatura da empresa importa-se uma vez (a chave certificada que já tens) e fica guardada cifrada: nunca volta a sair do sistema.
Cadeia
Uma cadeia de documentos que se pode verificar
Cada documento é assinado e encadeado com o anterior do mesmo tipo. O ecrã de integridade reverifica as assinaturas e a numeração de cada tipo, e diz-te se algo não bate certo.
- Dois alertas seguidos, e a emissão pára: se a verificação falhar duas vezes seguidas, abre-se um incidente e a empresa deixa de emitir documentos até ele ser resolvido. No balcão aparece um aviso claro, em vez de uma venda recusada sem explicação.
- Cada incidente tem o seu ciclo: suspeito, aberto, em resolução e resolvido, com quem tratou e o motivo.
Dever de reporte
As vendas a grosso que se comunicam à Repartição Fiscal
Para as empresas de comércio a grosso, o ecrã lista as vendas a pessoas singulares acima do valor indicado no próprio ecrã, que têm de ser comunicadas à Repartição Fiscal. Se a empresa não estiver marcada como de comércio a grosso, nada se detecta, e o ecrã diz como a marcar.
A lista
O documento, a data, o comprador, o NIF ou BI, a residência, o valor e o estado, por ano.
Os dados para entregar
Descarregas a lista em CSV.
O reporte faz-se fora do programa
Aqui só assinalas que foi feito e, se existir, guardas a referência (o protocolo) que a Repartição Fiscal deu. A venda passa a «reportada» e deixa de contar nas vendas por reportar.
Em cada cliente
Indicas se é uma pessoa singular, para a venda entrar na lista.
Cópia de segurança
Os documentos e o SAF-T num ficheiro teu, fora do sistema
O administrador pede uma cópia de segurança de todos os anos, ou só de um, e descarrega-a quando estiver pronta. Só pode haver uma em preparação de cada vez, e fica disponível durante sete dias.
- O que contém: os documentos emitidos (cabeçalhos, linhas e pagamentos), os clientes, os fornecedores e os artigos, o SAF-T de cada ano e um manifesto com o hash de cada ficheiro.
- Com ou sem o PDF de cada documento: com PDF é mais pesado, até 5 000 documentos.
- Guarda-a num suporte seguro da empresa, porque contém dados fiscais e pessoais.
Facturação electrónica
Adesão, séries e comunicação, sem atrasar o balcão
A empresa adere com os dados do Portal do Contribuinte e a chave do emissor. A partir daí, as facturas, as facturas/recibo e as notas de crédito numeram-se pelas séries atribuídas pela administração fiscal, uma por estabelecimento, tipo de documento e ano.
A emissão não espera pela comunicação
O documento fica numa fila gravada na mesma operação, e um processo próprio envia, consulta o resultado e mostra o estado de cada documento (válido, válido com penalização, inválido) e o motivo de cada recusa.
Ligação caída a meio?
O estado fica «desconhecido» e o sistema reenvia o mesmo lote, nunca um novo, para não duplicar.
Uma nota de crédito só segue depois de a factura que credita estar válida
Sem série atribuída ou com a gama esgotada, a emissão é recusada
Com uma mensagem clara, em vez de numerar fora das séries.
Documentos que o formato não suporta (como os com «outros encargos») são recusados à partida com a adesão activa, em vez de se emitir algo que depois não se conseguiria comunicar.
Regra de ouro
Nunca inventamos um requisito fiscal
Toda a implementação fiscal parte da documentação oficial. Quando a documentação não esclarece um ponto, o sistema não improvisa: deixa o campo vazio, ou recusa a operação, ou marca-o por confirmar.
A assinatura digital do SAF-T de inventário vai vazia, porque a circular a exige mas não diz como se calcula.
Os recibos e as linhas oferecidas por promoção não são comunicados pela facturação electrónica enquanto a especificação não os descrever.
Os valores da lei dos recursos humanos (IRT, INSS, prazos) só entram com a fonte e o estado «confirmado».
O que convém saberes
O que ainda não está feito, o que foi testado de que maneira, e o que depende de ti. Preferimos dizê-lo aqui a prometer a mais.
O Mucanda está em processo de certificação como programa de facturação. Até ser concedida, não declaramos uma validação que ainda não existe.
A comunicação da facturação electrónica foi testada contra um simulador. A ligação ao serviço real depende da homologação.
O SAF-T de inventário já se gera, mas o esquema do ficheiro e a assinatura do cabeçalho estão por confirmar com o Portal do Contribuinte. Não o submetas já.
O mapa de remunerações e os ficheiros dos recursos humanos estão descritos na página de Recursos humanos.
Confirma sempre o resultado com o teu contabilista antes de entregar um ficheiro.
Queres ver a conformidade fiscal a funcionar no teu negócio?
Mostramos o sistema com os teus próprios casos e preparamos uma proposta clara, sem compromisso.