Hospedarias e hotéis
Da reserva ao check-out, uma só conta por hóspede e um mapa de quartos que diz, noite a noite, o que está livre, o que chega e o que está por limpar.
O que ganhas com este módulo
Sabes o que está livre, noite a noite
O mapa de quartos e o calendário mostram a disponibilidade e o preço de cada tipo de quarto, dia a dia. Vender além da vaga só com a aprovação de um gerente.
Reservas com garantia
Uma reserva «pedida» bloqueia o quarto até ao prazo do depósito e, se a garantia não chegar, cancela-se sozinha. Confirmada, tem o depósito registado e abate-se na factura.
Uma só conta para o hóspede
A estadia e os extras (pequeno-almoço, lavandaria, minibar, taxas) juntam-se no folio e facturam-se no check-out, pelo mesmo caminho fiscal do resto do Mucanda.
A casa em ordem todos os dias
A limpeza distribui-se pelas camareiras, a manutenção tira um quarto da venda, e o fecho do dia lança as diárias e prepara o dia seguinte.
O mapa de quartos, o ecrã de abertura
A recepção abre no mapa. Em cima vês os quartos livres, os ocupados e as chegadas e partidas por fazer; o subtítulo diz o dia do hotel. Cada quarto é um cartão com o número, o tipo, a ocupação, o hóspede, quando sai e o estado de limpeza.
Cores com legenda
Livre, chega hoje, ocupado, por limpar, fora de serviço ou fora de venda.
Um toque num quarto ocupado
Abre a reserva. A pesquisa filtra por quarto, tipo ou hóspede.
Chegadas e partidas de hoje
Com os selos VIP, lista negra e sem garantia.
Dois atalhos no canto
«Nova reserva» e «Receber sem reserva».
O estado de cada quarto e as chegadas do dia.
- 1Totais
Os quartos livres e ocupados, e as chegadas e partidas por fazer.
- 2Quartos
Um cartão por quarto, com a ocupação, o hóspede e o estado de limpeza. Carrega num ocupado para abrir a reserva.
- 3Chegadas de hoje
Quem devia chegar hoje, com a hora prevista e os avisos.
- 4Receber sem reserva
Para o hóspede que chega sem reserva.
Criar, procurar e abrir uma reserva
Uma reserva nasce «Pedida» (por garantir) ou «Confirmada» (com a garantia registada). À medida que preenches as datas, o tipo de quarto e a tarifa, o orçamento aparece: se há vaga e quantos quartos livres, em que noites não há, as restrições aplicáveis, o preço com e sem IVA e a política de cancelamento da tarifa.
Quem reserva e como
O hóspede, a empresa que paga (opcional), o canal (recepção, telefone, WhatsApp, agência…) e o segmento (lazer, corporativo, grupo, estadia longa…).
Pedidos especiais
Andar alto, berço, cama extra. A limpeza vê que há um pedido, mas não vê o hóspede.
Overbooking só com um gerente
Se só há vaga em overbooking, um gerente pode aprovar a venda, dentro do máximo definido no tipo de quarto.
A ficha da reserva
Resumo, quartos e noites, depósitos, a conta (folio), acompanhantes e histórico. Os avisos dizem o que falta: à espera de garantia, confirmada sem garantia, ou a conta passou o limite de crédito.
Procurar
Por número, hóspede ou quarto, com filtros por estado e por datas.
Criar uma reserva
Com o orçamento ao vivo.
- 1Estado da reserva
Confirmada tem a garantia registada. Pedida fica por garantir: bloqueia o quarto até ao prazo e depois cancela-se sozinha.
- 2Chegada e partida
A noite do dia de saída já não se conta.
- 3Tipo de quarto e tarifa
O tipo que se vende e a tarifa que define o preço, o cancelamento e a garantia.
- 4Hóspede
O cliente que fica. Se não existe, crie-o primeiro em Clientes.
As reservas
Procurar e filtrar.
- 1Pesquisa
Por número, hóspede ou quarto.
- 2Estado e garantia
Se a reserva está por garantir, confirmada, em casa, saída ou cancelada, e como está garantida.
A reserva
O estado, as acções e os separadores.
- 1Acções
Só aparecem as acções que o estado da reserva permite: confirmar, check-in, pré-check-in, check-out, ficha e cancelar.
- 2Separadores
Resumo, quartos e noites, depósitos, conta (folio), acompanhantes e histórico.
A garantia da reserva e os depósitos recebidos
Confirmar uma reserva exige a garantia registada. Um depósito já pago confirma a reserva sozinho. Pedes o depósito com prazo e, quando chega, marcas como pago.
Registar depósito
O valor, o método e a referência. Não emite documento nem mexe na caixa até à factura do check-out, onde o depósito se abate com o método com que foi recebido.
Devolver
Regista a devolução com o motivo (cancelamento, no-show perdoado…); o depósito deixa de se abater na factura.
Cancelar a reserva
Pede o motivo, que fica no histórico. O sistema apura o que a política da tarifa prevê, mas cobrar a penalização é decisão do gerente.
Prazo do depósito
Uma reserva «pedida» cancela-se sozinha se a garantia não chegar a tempo.
O que o hóspede entrega para garantir a reserva.
- 1Valor
O valor do depósito, com IVA incluído se for esse o acordo.
- 2Método de pagamento
Como o depósito foi recebido: na factura do check-out entra com este método.
Receber o hóspede e abrir a conta
No check-in escolhes o quarto de cada troço da estadia: tem de ser do tipo reservado, estar limpo e livre durante toda a estadia. O folio, a conta do hóspede, abre com o check-in.
Limite de crédito do folio
Opcional. É o máximo que o hóspede pode dever, sem IVA, antes de a recepção ser avisada. A conta não é bloqueada.
Pré-check-in
Marca que o hóspede já deu os dados antes de chegar.
Ficha do hóspede
O documento de identificação (número cifrado, validade; um documento caducado dá aviso), dados pessoais, preferências, tratamento VIP e lista negra com motivo.
Lista negra
Um hóspede na lista negra só entra com a autorização de um gerente.
Dados protegidos
Quem abre o número inteiro de um documento fica registado, com a hora.
Fazer o check-in
O quarto de cada troço e o limite de crédito.
- 1Onde fica
O quarto de cada troço: tem de ser do tipo reservado, estar limpo e livre durante toda a estadia.
- 2Limite de crédito
O máximo que o hóspede pode dever antes de a recepção ser avisada. Em branco, sem limite.
A ficha do hóspede
O documento, os dados e o tratamento.
- 1Documento
O tipo, o número (guardado cifrado) e a validade. Um documento caducado dá aviso no check-in.
- 2VIP e lista negra
O tratamento especial e o bloqueio: a lista negra exige motivo e só um gerente aceita uma reserva do hóspede.
O folio: tudo o que o hóspede consome, numa conta
Durante a estadia lanças extras (pequeno-almoço, lavandaria, minibar) e aplicas as taxas configuradas; as diárias entram no fecho do dia. A tabela mostra o dia, a descrição, a categoria, a quantidade, o total sem IVA e o estado: por facturar ou o número do documento.
Lançar extra
Escolhes o extra do catálogo e a quantidade. Em extras «por noite» ou «por pessoa» o sistema multiplica pelas noites ou pelas pessoas.
Um lançamento não se apaga
Estorna-se, com motivo, e pode estornar-se só parte. Depois de facturado, corrige-se com uma nota de crédito.
Facturar a janela
Mostra as linhas, o IVA, o total e os depósitos disponíveis. Com o valor pago por inteiro, emite-se factura/recibo; sem pagamentos, uma factura a crédito (o cliente tem de ter conta corrente).
Duas janelas, dois clientes
Com uma empresa a pagar parte da conta, as janelas facturam-se à parte, cada uma ao seu cliente.
Nunca duas facturas
Repetir o clique em «Facturar» nunca emite duas.
A conta do hóspede
Os lançamentos e as janelas por facturar.
- 1Lançar extra
Acrescenta à conta um extra do catálogo.
- 2Por facturar
O que está na conta e ainda não tem factura.
- 3Facturar a janela
Factura a janela do hóspede (ou da empresa) à parte.
Facturar a conta
As linhas, o total e o pagamento.
- 1O que se factura
Os lançamentos da janela ainda por facturar, com o IVA e o total.
- 2Pagamento
Com o valor pago por inteiro, factura/recibo; sem pagamentos, factura a crédito.
Estender a estadia, trocar de quarto e fazer o check-out
O hóspede quer ficar mais uma noite, mudar de quarto ou acrescentar um quarto à reserva? Fazes na própria reserva. No check-out, a página mostra o que falta tratar e factura-se a conta antes da saída.
Estender
Indicas a nova partida; o mesmo quarto tem de estar livre nas noites novas e as noites novas levam o preço da tarifa da reserva.
Trocar de quarto
De qualquer tipo, limpo e livre até à partida. Se o tipo muda, podes manter o preço combinado como cortesia. O quarto que fica vago passa a sujo e entra no plano de limpeza.
Acrescentar quarto
O quarto novo fica nas mesmas datas, ao preço da tarifa, desde que haja vaga.
Sair sem facturar
Deixa a conta aberta para ser facturada mais tarde, por exemplo à empresa.
Depósitos no check-out
Abatem-se na factura; se não houver factura, ficam por devolver ou aplicar.
Estender a estadia
A nova data de partida.
- 1Nova partida
O novo dia de saída, depois do actual. O mesmo quarto tem de estar livre nas noites novas.
Fazer o check-out
A conta antes de o hóspede sair.
- 1A conta
O que falta tratar antes de o hóspede sair: facture a conta ou deixa-a aberta.
- 2Sair sem facturar
A conta fica aberta, para ser facturada mais tarde (por exemplo, à empresa).
O plano do dia, repartido pelas camareiras
A governanta gera o plano do dia a partir das reservas; cada camareira vê por omissão só as suas limpezas. «Distribuir» pede quem trabalha hoje e reparte as limpezas por começar pela ordem do plano, sempre para quem tem menos créditos acumulados.
Iniciar e concluir
A camareira marca o ponto em que está. «Não incomodar» põe a limpeza de lado, com uma nota («volte depois das 15h»).
Minibar
Lança o consumo na conta do hóspede que está no quarto.
Inspecção
Quem inspecciona aprova ou reprova; ao reprovar, o motivo é visto pela camareira ao refazer o quarto.
O estado do quarto segue
Sujo, em limpeza, limpo (por inspeccionar), inspeccionado, não incomodar.
As limpezas do dia e a inspecção.
- 1Estados
Por fazer, em curso, por inspeccionar e inspeccionadas.
- 2Distribuir
Reparte as limpezas pelas camareiras presentes, sempre para quem tem menos créditos.
Pedidos de manutenção e quartos fora da venda
Um pedido de manutenção indica o quarto (ou a área comum), a área (canalização, electricidade, ar condicionado…), a prioridade e o que se passa. Um pedido urgente, quando o hóspede está afectado agora, aparece destacado.
Quem arranja
Inicia o pedido e depois «Resolve», indicando o que fez, ou cancela com o motivo.
Tirar um quarto da venda
«fora de serviço» é avaria e não conta como disponível; «fora de venda» é decisão da casa e continua a contar. Se tiver reservas, mudam-se primeiro de quarto.
Ligado a um pedido
O quarto volta a vender quando o pedido é resolvido.
Os pedidos de reparação e os quartos fora da venda.
- 1Pedidos
Cada pedido de reparação, com o quarto, a área, a prioridade e o estado.
- 2Quartos fora da venda
Os quartos retirados da venda, com o motivo e quando voltam.
O preço de cada noite, por tipo de quarto
O calendário mostra, para cada dia, os quartos livres e o preço da noite (sem IVA) de cada tipo. Cinzento é sem vaga; riscado é fechado à venda. Escolhes o primeiro dia, 7, 14 ou 31 dias, e a tarifa.
O sistema não traz preços: são da casa. Sem preço base e sem preço do dia, o tipo não se vende nessa tarifa.
Preço base
O preço de uma noite de cada tipo na tarifa, por noite e sem IVA.
Preço por datas
Entre duas datas, para um tipo (ou todos), e opcionalmente só em certos dias da semana, por exemplo sexta e sábado. «Voltar ao preço base» apaga o preço dessas datas.
Restrições de venda
Entre duas datas, por tarifa e tipo de quarto, a estadia mínima e máxima, a antecedência mínima e os fechos (à venda, à chegada, à partida). Retirar uma restrição não afecta as reservas já feitas.
O calendário
A disponibilidade e o preço de cada noite.
- 1Preço por datas
Fixa o preço entre duas datas, por tipo de quarto e, se quiser, só em certos dias da semana.
- 2Tarifa e período
Escolhe o primeiro dia, quantos dias ver (7, 14 ou 31) e a tarifa.
Preço por datas
O preço da noite entre duas datas.
- 1Tipo de quarto
O tipo a que o preço se aplica. «Todos» aplica a todos os tipos.
- 2Só nos dias da semana
Em branco aplica-se a todos os dias do intervalo; marca os dias para limitar.
- 3Preço
O preço da noite nesses dias, sem IVA.
Tipos de quarto, quartos, tarifas, extras e taxas
O catálogo tem os separadores «Tipos de quarto», «Quartos», «Tarifas», «Extras», «Taxas» e «Restrições de venda». É a base de tudo o resto.
Tipo de quarto
O nome, as camas, o máximo de adultos e de crianças, a área e o artigo de alojamento em que a diária se factura. Sem esse artigo, não se lançam diárias do tipo.
Tarifa
O regime (só quarto, pequeno-almoço, meia pensão, pensão completa, tudo incluído), se é pública e a política de cancelamento: grátis até X dias antes e a penalização (nenhuma, primeira noite, percentagem ou total).
Extra
O que o hóspede consome, o artigo em que se factura, a regra (por unidade, por noite, por pessoa ou por estadia) e o preço. Num artigo de stock, como o minibar, a factura baixa do stock do armazém.
Taxa
O artigo de serviço (decide o IVA ou a isenção), a base (por noite, por pessoa e noite, por estadia ou percentagem do alojamento) e o valor. O sistema não traz nenhuma taxa: o valor e a base confirmam-se com o contabilista.
O catálogo e as tarifas
Tipos, quartos, tarifas, extras, taxas e restrições.
- 1Separadores
Tipos de quarto, quartos, tarifas, extras, taxas e restrições de venda.
- 2Novo
Cria um registo do separador em que está.
Criar uma tarifa
O regime, o cancelamento e a garantia.
- 1Regime
O que o preço inclui: só quarto, pequeno-almoço, meia pensão, pensão completa ou tudo incluído.
- 2Grátis até
Quantos dias antes da chegada se cancela sem penalização.
- 3Penalização
O que se apura a quem cancela fora do prazo ou não aparece. Nunca passa o total do alojamento.
- 4Garantia exigida
Como uma reserva desta tarifa fica garantida.
Ocupação, preço médio e o fecho da noite
O painel mostra, para o período que escolheres, a ocupação, o preço médio (ADR), o RevPAR e a receita total. O hotel trabalha por «dia do hotel», que só avança com o fecho do dia.
Fecho do dia (night audit)
Lança a diária da noite de cada hóspede em casa, marca os no-shows de quem devia ter chegado, expira o que passou do prazo, passa o hotel para o dia seguinte e prepara o plano de limpeza.
Automático ou à mão
O robô fá-lo à hora definida na configuração; também podes fazê-lo agora. Não se pode desfazer.
Aviso quando está por fazer
O painel diz «O fecho do dia está por fazer» e mostra os últimos fechos.
O painel
Ocupação, preço médio e receita.
- 1Ocupação, ADR, RevPAR
A percentagem de quartos ocupados, o preço médio por quarto vendido e a receita por quarto disponível.
- 2Fecho do dia
Os últimos fechos do dia (night audit) e o aviso se o de hoje está por fazer.
Fechar o dia
O fecho do dia (night audit).
- 1O que acontece
Lança as diárias, marca os no-shows, expira o que passou do prazo, passa o hotel ao dia seguinte e prepara a limpeza. Não se desfaz.
A propriedade, as horas e os prazos
Cada estabelecimento tem a sua propriedade. Indicas o nome, a categoria (só informativa), a morada, o telefone e o e-mail da recepção, e o tipo de casa: hospedaria, pensão, hotel urbano, resort, apart-hotel ou alojamento local.
Horas da casa
A hora de check-in (a partir de quando os quartos estão prontos), a de check-out e a do fecho do dia. O sistema não traz nenhuma: são da casa.
Prazo do depósito (horas)
O tempo que o hóspede tem para pagar a garantia de uma reserva «pedida» antes de ela se cancelar sozinha.
Créditos de limpeza
O peso de cada tipo de limpeza (partida, estadia, preparação) na repartição pelas camareiras.
A casa, as horas e os créditos de limpeza.
- 1A casa
O nome, a morada e o contacto da recepção, e o tipo de casa (só a descreve).
- 2Hora do night audit
A hora a que o dia fecha. Antes do meio-dia fecha o dia que acabou de terminar.
- 3Prazo do depósito
Quantas horas tem o hóspede para pagar a garantia de uma reserva pedida antes de ela se cancelar.
- 4Créditos de limpeza
O peso de cada tipo de limpeza na repartição pelas camareiras. Valores da casa.
A ordem certa para começar
Prepara estas peças uma vez; depois só afinas.
- 01
Cria a propriedade
O nome da casa, as horas de check-in e de check-out e a hora do fecho do dia.
- 02
Cria os tipos de quarto e os quartos
Cada tipo com as suas camas, ocupação máxima e o artigo em que a diária se factura; cada quarto com o seu número e piso.
- 03
Define as tarifas
O regime (só quarto, pequeno-almoço, pensão completa…) e a política de cancelamento da casa.
- 04
Fixa os preços no calendário
O preço base de cada tipo e, quando for preciso, preços por datas ou por dias da semana.
- 05
Acrescenta extras e taxas
O que o hóspede consome e o que a casa cobra por noite, por pessoa ou por estadia.
O mesmo ecrã, de dia e à noite
Arrasta a barra para comparar. A aparência escolhe-se em cada ecrã e fica guardada.
Onde este módulo serve
Queres ver como isto serve o teu negócio?
Mostramos o sistema com os teus próprios casos e preparamos uma proposta clara, sem compromisso.